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Muitos condomínios optam pela autogestão e dispensam os serviços da administradora de condomínios com o intuito de reduzir custos. Entretanto essa pode não ser a melhor alternativa.

Fazer a gestão eficiente de um condomínio não é tarefa simples. Antes de tudo, é preciso garantir o equilíbrio entre finanças, gerenciamento de funcionários, manutenção e melhorias na estrutura, por exemplo. Ou seja, é praticamente como cuidar de uma empresa.

Se partirmos do entendimento que a gestão condominial é semelhante com a gestão de uma empresa, temos que:

administração de condomínios deve ser profissional, qualificada e experiente.”

 

Os riscos na autogestão do condomínio

Quando o condomínio decide fazer autogestão e não utilizar a experiência de uma administradora de condomínios, acaba atribuindo aos próprios moradores algumas responsabilidades ou tarefas.

Mas nem todos conseguem conciliar mais uma atividade em seu dia a dia. Nem sempre estão disponíveis ou qualificados para exercer as funções necessárias na administração de um condomínio. Principalmente se já estiverem trabalhando, possuírem família, filhos, compromissos particulares etc.

Apesar de muitos moradores serem qualificados e capazes de cumprir funções como cobrança, contas a pagar, manutenção predial, contabilidade, gestão de projetos, por exemplo; administrar um condomínio requer entendimento e conhecimento de leis que regulam o setor.

É necessário que os profissionais envolvidos na administração do condomínio estejam atualizados com as questões fiscais, contábeis e legais. Do contrário, como consequência, pode-se ter um aumento de ações contra o condomínio ou déficit financeiro.

Veja nosso artigo sobre os Riscos em realizar Autogestão Condominial e entenda porque não deve ser a primeira opção.

Diante de um cenário como este, não seria melhor ter uma administradora de condomínios cuidando do seu condomínio?

 

O que faz uma administradora de condomínios?

Administradora de condomínios é uma empresa especializada na administração condominial. Atua na gestão financeira, administrativa e dos recursos humanos do empreendimento.

Trabalha em conjunto o com síndico morador ou síndico profissional, no dia-a-dia, procurando as melhores soluções e facilitando a vida dos condôminos.

Aplica as melhores estratégias e ferramentas de gestão para a organização do condomínio. Como, por exemplo:

  • orientação no exercício das atividades administrativas;
  • contabilizar receitas e as despesas;
  • cuidar da elaboração e da consequente manutenção das folhas de pagamento;
  • cuidar de boletos e de cotas condominiais;
  • avaliar as prestações de contas;
  • monitorar a inadimplência;
  • marcar presença, organizar e mediar as assembleias do condomínio;
  • cuidar dos equipamentos do condomínio e áreas comuns.

A Habitacional, por exemplo, disponibiliza ferramentas e plataforma desenvolvida especificamente para a administração de condomínios. Permitindo maior agilidade e facilidade na emissão de boletos, atualização de cadastro, verificação de pendências e muito mais.

 

Mas, não é o síndico quem cuida do condomínio?

Sim, de maneira geral, cabe ao síndico o papel de gestor do condomínio. Entretanto, dependendo do tamanho do condomínio e da quantidade de condôminos, há muito o que ser feito. A gestão está relacionada à quantidade de atividades e afazeres.

Nesse contexto, pode não ser fácil garantir que todas as atividades sejam realizadas conforme, a legislação, as normas internas do condomínio e as deliberações das assembleias. Ou mais importante ainda, atender as necessidades dos moradores.

Contudo, todas as atividades da administração de condomínios são de responsabilidade do síndico. Isso nem sempre é uma tarefa fácil.

E se o síndico não consegue lidar ou não conhece todas as áreas de gestão de um condomínio?

Vale destacar que o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão. Ou seja, significa que, em casos de má gestão condominial, pode ser responsabilizo judicialmente. É o primeiro a responder pelos erros.

Para que não haja riscos de uma má gestão, e consequentemente problemas judiciais, é que a figura de uma administradora de condomínios se torna importante.

Se o síndico não consegue lidar com todas as funções de um administrador de condomínios, a saída está na terceirização da administração condominial.

Sendo assim, contratar uma empresa de administração de condomínios garante além da profissionalização da gestão, um melhor controle das contas do condomínio e administração dos recursos. Também será possível utilizar ferramentas desenvolvidas para este fim. Trazendo ao condômino maior transparência, informação confiáveis e facilidade no gerenciamento de suas contas.

Outro fator importante, e que vale destaque, é que a administradora de condomínios possui a expertise e experiência vivenciadas em outras administrações. Possibilitando que casos de sucesso e ações bem-sucedidas sejam aproveitadas na gestão de um novo contrato.

 

Qual a função de uma administradora de condomínios?

As funções necessárias para administração de condomínios, além de cuidar de toda a parte legal e financeira, com profissionalismo e transparência, podem ser divididas em três.

Você sabe quais são elas?

Função Principal de uma administradora de condomínio

A principal função de uma administradora de condomínios é auxiliar o síndico profissional ou síndico morador, dando suporte às atividades administrativas, por exemplo:

  1. Gerenciamento dos arquivos documentais;
  2. Controle do cadastro dos condôminos;
  3. Elaboração da folha de pagamento dos funcionários;
  4. Emissão de boletos de pagamento da taxa condominial;
  5. Apresentação dos demonstrativos de receitas e despesas de condomínio;
  6. Gerenciamento dos encargos previdenciários mensais;
  7. Gerenciamento do fundo de reserva e do fundo de obras;
  8. Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
  9. Assessoria antes e depois de reuniões de assembleia geral.

Também é papel de uma empresa que administra condomínios, fornecer orientação sobre os aspectos legais de cada setor: administrativo, financeiro e trabalhista.

Funções secundárias de uma administradora de condomínios

Dentre as funções secundárias estão aquelas que não ocorrem com tanta frequência, mas que fazem parte da rotina da gestão do condomínio. Ou seja, não acorrem todos os dias. Como exemplo, temos:

  1. Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas, assim como a transcrição das atas no livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
  2. Aplicação e cobrança de advertências e multas;
  3. Oferecer orientação quanto a dúvidas e solicitações dos moradores;
  4. Redação de editais de convocação para reuniões do condomínio;
  5. Assessoria jurídica na elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio;
  6. Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, como: normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT.

Além disso, também faz parte das funções de uma boa administradora de condomínios cuidar de documentações essenciais como:

  • validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
  • certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais);
  • vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
  • testes hidrostáticos dos extintores;
  • hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros;
  • formação e treinamento da brigada de prevenção e combate ao incêndio;
  • sinalização de segurança;
  • sistema de alarme;
  • sistema de iluminação de emergência.

Funções eventuais de uma administradora de condomínios

De maneira geral, são atividades que podem ser realizadas diretamente pelo síndico, sem muitas complicações. São aquelas que não exigem tanto conhecimento técnico.

  • Organização e realização de assembleias de condomínio;
  • Criação e envio da ata condominial;
  • Entrega de alguns tributos, como RAIS e DIRF;
  • Pesquisa de orçamento para obras e reformas no condomínio;
  • Gerenciamento do seguro condominial e contra incêndio;
  • Seleção e treinamento de funcionários contratados.

Dessa forma, a função da administradora está, justamente, no auxílio qualificado ao síndico. Colaborando em áreas que ele pode não ter experiência ou tempo para realizar as atividades. Sendo assim, com base em uma expertise acumulada em outros empreendimentos imobiliários, uma administradora de condomínios pode auxiliar o síndico em uma gestão mais eficiente e com melhores resultados.

Qual a diferença entre síndico e administradora de condomínios?

Ao contrário do que muitos possam imaginar, uma administradora de condomínios não substitui o trabalho do síndico.

Muito pelo contrário. Passa a auxilia-lo e fazer com que se torne um supervisor ou chefe da gestão como um todo. Sendo assim, é ele quem dá as ordens à administradora de condomínios.

Dessa forma, busca garantir que os serviços sejam executados conforme o contrato, a legislação e as normas internas do condomínio.

Portanto, a participação do síndico continua sendo essencial para a gestão de um condomínio.

Em outras palavras, a presença da administradora, torna possível que o síndico se dedique a outras funções do mandato. Por exemplo, buscar melhorias para os moradores ou formas de diminuir o valor das cotas condominiais.

Mas vale um destaque, não cabe à administradora tomar decisões pelo condomínio, pois esse papel é único e exclusivo do síndico.

Segundo o Art. 1.348 do Código Civil, o síndico é o responsável direto pelo condomínio, podendo responder civil e criminalmente por problemas na gestão. Desta forma, existe uma responsabilidade solidária entre condomínio e administradora.

Isso significa que, em casos de má gestão, ambas entidades podem ser responsabilizadas judicialmente. Na maioria dos casos, o primeiro a responder pelos erros é o síndico. Em seguida, é posta à prova a responsabilidade civil da administradora do condomínio.

Tipos de gestão com administradoras de condomínio

Ao contratar com uma administradora de condomínios é preciso compreender os tipos de gestão possíveis. Cada empresa pode oferecer um escopo diferente de opções para gestão condominial. Mas, as mais comuns são:

Gestão completa: a administradora é responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio. Desde a realização de assembleias de condomínio até questões mais operacionais. Nesses casos, o papel do síndico é de fiscalizar o andamento das atividades realizadas pela administradora do condomínio.

Cogestão: é quando a administração é realizada pelo condomínio com auxílio de profissionais externos, como uma administradora. Nesses casos, a maioria das atividades administrativas são realizadas internamente, pelo síndico ou conselheiros. Porém, a ajuda externa vem para colaborar na execução das partes burocráticas, como folha de pagamento, emissão de boletos e pagamento de encargos.

Vantagens de se contratar uma administradora de condomínio

Sabendo qual papel que uma administradora de condomínios exerce, é possível avaliar a sua contratação. Sendo assim, destacam-se as principais vantagens dessa parceria entre sindico e administradora de condomínios:

  • Auxílio especializado ao síndico, transformando num supervisor das atividades;
  • Ter profissionais especializados para cuidar das atividades contábeis, legais ou jurídicas;
  • A administradora pode facilitar o controle da inadimplência no condomínio.

Vale lembrar que a contratação de uma administradora de condomínio deve ser feita com cautela. Não se deve deixar influenciar somente por questões de preço.

O síndico deve fazer uma boa pesquisa, investigar os precedentes da empresa e também pedir indicações de outros síndicos.

Como escolher a nova administradora do condomínio?

A escolha ou troca de uma empresa administradora de condomínio de confiança é algo que requer bastante atenção. Vale a pena investir tempo para analisar e comparar cada uma das opções e empresas candidatas.

Antes de tudo, é importante fazer um levantamento e uma seleção inicial das administradoras com potencial e perfil adequado com as características do condomínio.

Considere os seguintes critérios:

INDICAÇÃO: indicações, por outros síndicos ou condôminos. Ter referências de trabalhos bem executados é um grande diferencial.

REPUTAÇÃO: Qual a reputação da empresa em sites de avaliação. Por exemplo o Reclame Aqui e CoteiBem. Pesquise os comentários, as respostas e as soluções de problemas. Não se atenha à quantidade de reclamações, pois uma administradora de grande porte terá um maior número de condôminos. O que vale nessa pesquisa é o tipo de problema e como ele é resolvido.

TECNOLOGIA: é importante saber se a empresa possui um bom sistema que permite o síndico acompanhar a prestação de contas e movimentações financeiras do condomínio. Também como os condôminos podem ter facilidades na emissão de boletos ou realização de cadastros. Assim, é possível verificar se a administradora do condomínio investe em soluções e ferramentas tecnológicas.

PERFIL: Veja se a empresa já atua com condomínios com o mesmo perfil que o seu. Por exemplo, uma administradora de condomínios em sp que não atende condomínios-clube, dificilmente terá condições de atender um empreendimento com essas características.

Localização: Não é determinante – principalmente com os avanços da tecnologia, mas esse critério pode ter um peso na hora de comparar com uma outra administradora. Em alguns casos ter uma administradora que atue na sua região pode ser um ponto positivo.

 

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