Autogestão condominial, por vezes, é escolhida como um meio de economia e redução de custos. Ou seja, tentar fazer mais com menos na administração de condomínios.
Entretanto, essa solução não é a mais indicada quando se deseja melhorar os resultados na administração condominial. O modelo de autogestão condominial traz riscos, ao síndico e ao condomínio, por vezes não considerados.
Antes de tudo, é importante destacar que ao optar pela autogestão o síndico assume muitas funções na administração de um condomínio.
Ou seja, independente de ser um condomínio residencial ou comercial, as funções do síndico na administração do condomínio serão assumidas por ele sozinho.
E administrar um condomínio sozinho demanda que ele tenha conhecimento em diversas áreas. Por exemplo, manutenção predial, legislação, obrigações trabalhistas, planejamento, contabilidade, entre outros.
É diferente de uma administradora de condomínios que possui profissionais especializados em cada área.
Sendo assim, é importante entender quais são os riscos na administração de um condomínio quando se decide pela autogestão. Os condôminos não devem pensar somente no custo.
Mas antes, é preciso entender o que é administração de condomínios.
O que é administração de condomínios?
Administração de condomínios é uma atividade derivada da administração de empresas focada nos processos e demandas dentro de um condomínio.
Entre as especialidades que compõem esta atividade destacam-se: contabilidade, planejamento estratégico, direito condominial e manutenção predial.
Sendo assim, é necessário que o gestor de um condomínio possua o conhecimento técnico nestas áreas ou contrate uma empresa especializada em administrar um condomínio.
Uma administradora, por exemplo, possui expertise no dia a dia das demandas da gestão condominial em diferentes tipos de condomínios. Além disso, possui profissionais especializados para cada área.
O que é autogestão condominial?
Autogestão condominial ocorre quando todos os condôminos participam das decisões administrativas em igualdade de condições. Desse modo elege-se em assembleia um morador como síndico.
O morador que assumir a gestão do condomínio, assume também muitas responsabilidades e atividades.
É aí que surgem os desafios e dificuldades. Isso porque a administração de condomínios, residenciais ou comerciais, é atividade complexa e rotineira, requer experiência, conhecimento técnico e habilidade para lidar com as demandas dos condôminos.
Em determinadas situações, os condôminos acabam optando até pela contratação de um síndico profissional. Esta alternativa surge quando ninguém deseja se candidatar ao cargo de síndico.
Quais os cuidados na autogestão condominial?
Como dito anteriormente, para administrar um condomínio e realizar uma correta gestão condominial é necessário conhecimento em áreas específicas.
Requer também certas obrigações, como por exemplo: pagamento de contas, impostos, recolhimento da cota condominial, emissão de boletos, entre outras.
Deixar de realizar estas atividades acabará por trazer sérios problemas ao síndico e aos moradores.
Um fator importante é que na autogestão condominial o condomínio não conta com assessoria administrativa, contábil e financeira. Potencializando ainda mais o risco de problemas. Dessa forma a margem de erro aumenta.
Por exemplo, os padrões de apresentação dos balancetes de contabilidade podem estar errados ou até mesmo o recolhimento de uma guia com valores incorretos.
Imagine como seria quando for realizada uma fiscalização ou auditoria?
Outro problema e risco é que o condomínio fica mais propenso a fraudes na autogestão. Fraudes e ações judiciais são alguns dos problemas recorrentes que a falta de uma gestão condominial especializada pode trazer ao condomínio.
O barato pode sair caro
Há riscos na autogestão condominial que muitas vezes são desconsiderados pelos moradores. Principalmente quando consideram a contratação de uma administradora de condomínios uma despesa que se pode economizar.
Ao tomar esta decisão, estão optando por uma estratégia extremamente perigosa, com risco potencial para causar prejuízos ao condomínio.
A administração de um condomínio é uma atividade séria. Não há espaço para amadores, principalmente quando consideramos o volume financeiro que circula nas contas dos condomínios.
Dessa forma, não se pode correr riscos quando não se tem um especialista na área cuidando dos assuntos que envolvem uma administração condominial.
Quais os principais riscos na autogestão condominial?
Os riscos envolvidos na autogestão condominial podem ser divididos em duas principais categorias: falta de conhecimento na área e negligência. Ambas estão diretamente relacionadas ao Síndico.
#1- Riscos de falta de conhecimento na autogestão em condomínios
Ao optar pelo modelo de autogestão o síndico escolhido assume sozinho a gestão do condomínio. Ficará responsável pelas principais funções na administração do condomínio.
Ou seja, exigirá que ele tenha tempo e amplos conhecimentos em áreas específicas da administração condominial. De maneira geral, o síndico não tem todos esses conhecimentos – não que ele não seja capaz, mas sim, porque é uma pessoa só.
Condomínios estão sujeitos a leis que podem ser alteradas, as vezes com grande frequência. Caberá ao síndico garantir que as leis aplicáveis sejam cumpridas. E, portanto, ele deve manter-se atualizado com todas elas. Para quem não é um profissional da área jurídica, estar atualizado não é tarefa fácil.
Outro ponto é a gestão propriamente dita. São muitas informações, documentos, registros e controles para se fazer.
Sem uma estrutura informatizada desenvolvida especificamente para a atividade da administração de condomínios, o síndico terá muitas dificuldades.
Os principais riscos por falta de conhecimento e controle:
- Documentação desatualizada, por exemplo: laudos de vistorias, alvarás, balancetes, seguro condominial, certidões negativas de débito, livros atas;
- Controle financeiro: falta de emissão de guias e taxas, apuração das contas, despesas e fluxo de caixa;
- Folha de pagamento: atrasos em salários, falta de recolhimento de impostos e contribuições obrigatórias como INSS, FGTS, PIS, IR, DIRF, RAIS, comprovantes de rendimentos;
- Desatualização de cadastros dos moradores ou inadimplência;
#2- Riscos por negligência na autogestão condominial
Deixar de fazer algo que se sabe que precisa ser feito é negligência. Na administração condominial isso é grave e traz consequências sérias. Se o síndico se omitir aos deveres nos quais as circunstâncias exigem, estará sujeito a ação criminal.
Os principais riscos por negligência:
- Fraudes contábeis;
- Manutenções vencidas como: elevadores, bombas d’água, tubulação de incêndio, infiltrações, iluminação e hidráulica;
- Falta de manutenção predial;
- Problemas de segurança no condomínio;
O que fazer para evitar os problemas na autogestão condominial?
Apesar de a despesa com uma administradora de condomínio representar menos de 5% do gasto total de um condomínio, muitos moradores são tentados a optar pela autogestão.
Olham somente a “economia” nas contas do condomínio, esquecem ou não sabem que a autogestão pode trazer prejuízos acima desse percentual.
Principalmente quando não há conhecimento ou experiência na administração condominial.
Os especialistas em gestão condominial, recomendam não realizar a autogestão por conta de os riscos serem altos.
A contratação de uma administradora especializada é a alternativa mais segura e eficiente. Isso trará maior segurança jurídica, contábil e fiscal ao condomínio.
Além disso, terá melhores práticas de controle e serviços de apoio testados e já comprovados em outros condomínios.
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