Então, no início de ano sempre há mudanças relevantes no condomínio, e uma delas é a mudança de síndico. Depois daquela assembleia calorosa você foi eleito! E agora? O que fazer? De tantas coisas importantes qual é a prioridade? Com certeza, a gestão de documentos!
Entre as atribuições do síndico, a primeira coisa é averiguar como está toda documentação legal do condomínio, deixada pela gestão anterior.
Se há irregularidades de algum documento, o síndico pode responder até civilmente caso aconteça algo errado na administração de condomínios.
O que deve ser conferido nos documentos?
- sua existência;
- prazo de validade;
- processo de renovação;
- cláusulas de prestação de serviços.
Sendo assim, estipule para a gestão anterior um prazo de entrega de todos eles.
Quais são os mais importantes? O que acontece se um documento estiver “perdido”? Por quanto tempo devo guardá-los?
Vamos tirar todas estas dúvidas. Confira agora!
Documentos de logística
Começamos nosso checklist da gestão de documentos com os principais na logística e estrutura do condomínio:
- Certificado de conclusão da obra (Habite-se);
- Alvará de instalação e funcionamento de elevadores (RIA);
- AVCB (Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros);
- Projetos estruturais (arquitetura, instalações elétricas e hidráulicas);
- SPDA (Sistema de Proteção contra Descargas Atmosféricas);
- Mapas de rede de telefonia e dados;
- Certificados de garantias dos equipamentos instalados;
- Convenção e Regimento Interno do condomínio;
- Livros de Atas;
- Cadastro atualizado de condôminos com frações ideais;
- Pastas do condomínio;
Documentos da área contábil
- Inscrição na Receita Federal (CNPJ);
- Ata de aprovação das contas do ano anterior;
- Certificação digital;
- Guias de recolhimento e pagamento de encargos sociais;
- Comprovantes de pagamentos de contas;
Documentos da área trabalhista
- Cartão de ponto;
- Folha de pagamentos;
- Livro de registro de empregados;
- Horário de trabalho dos funcionários;
- Guias de contribuições (sindical, INSS, FGTS, PIS, IR, RAIS, DIRF, etc.)
Contratos de prestadores de serviços
- Piscina;
- Elevadores;
- Jardinagem;
- Portaria;
- Bomba d´água;
- Seguro do condomínio;
- Contrato de assistência jurídica;
- Contrato de prestação da administradora;
- Seguro obrigatório contra incêndio e destruição de edifícios;
- Contrato de empresa terceirizada (caso tenha empregados terceirizados)
Sim, na gestão de documentos precisa de muita dedicação se for sua primeira vez.
Já, após verificada toda documentação, emita um parecer e o apresente na próxima assembleia se isentando de qualquer irregularidade cometida antes.
Caso haja alguma dúvida, converse com o antigo síndico de forma amigável. A troca “do capitão” deve ser de forma tranquila. Se houver alguma hostilidade, peça ajuda para a sua administradora.
Como fazer uma gestão de documentos?
Com a lei 10.833/2003, a lista de papeladas que devem ser guardados obrigatoriamente aumentou.
O condomínio deve ter um espaço reservado para um escritório com acesso restrito.
Com local arejado e protegido da chuva e umidade. Não deixe que fique perto da casa de máquinas ou na garagem, por exemplo.
É da responsabilidade do síndico toda esta documentação. Ah! Não guarde nada na sua residência.
A administradora de condomínios pode ficar com alguns documentos. Porém, depois de um ano deve passar ao síndico para serem arquivadas, pois, é propriedade do condomínio.
Documentos importantes e seu tempo de conservação:
| Tempo indeterminado: | RAIS |
| Tempo permanente: | Cartão CNPJ, processos trabalhistas, registros dos funcionários, livro de atas; livros de inspeção do trabalho; |
| 35 anos: | GFIP, folhas de pagamentos; |
| 20 anos: | Exames médicos (admissão, demissão e periódicos), laudos PPRA; |
| 10 anos: | DARF PIS, formulário CAGED, holerites, recibos (VR, VT e cestas básicas), pastas de prestação de contas; |
| 7 anos: | DARF IRRF, GR Contribuição sindical/assistencial; |
| 6 anos: | Folha de cartão de ponto; |
| 5 anos: | DARF retenções (PIS, COFINS, CSLL), DIRF, apólices de seguro (condomínio e incêndio); |
Não fique assustado, se você está chegando agora no mandato e não sabe quais ou como fazer a gestão de documentos do condomínio.
Solicite ajuda da sua administradora. É função da administradora de condomínios te orientar com isso.
Muitos destes documentos ficam organizados em pastas. Você só precisa seguir os arquivos criados pela gestão anterior.
Se não estiverem, providencie isso quanto antes.
Por que devo me preocupar com a gestão de documentos do condomínio?
Para entender melhor a importância da gestão de documentos, veja o exemplo.
Um ex-funcionário tem direito de entrar com uma ação trabalhista até dois anos após demitido (ou se demitir).
Com todos os documentos em ordem, o condomínio se resguarda de dados verídicos e provas contra falsas declarações.
Para o síndico, a gestão de documentos bem feita também serve para seu resguardo. Existem casos em que o condomínio pode entrar com uma ação contra o síndico pelo prejuízo causado.
No exemplo mostrado, o condomínio pode ter de arcar com indenização a um funcionário pelo fato de não conseguir apresentar os documentos necessários. Por quê?
Por não ter feito corretamente a gestão de documentos do condomínio.
Importante: todos os condôminos têm direito a consulta das pastas.
O procedimento correto é fazer um agendamento e ter alguém durante este atendimento. Pode ser o próprio síndico, zelador ou alguém do conselho.
Nenhum morador pode levar qualquer papel para sua casa.
Conclusão
Viu só o quanto é importante para o síndico ter um bom controle desta gestão de documentos do condomínio? Citamos apenas os mais comuns.
O importante aqui é que você entenda quais são os principais e a importância de que estejam organizados.
E se tudo isso pudesse ser feito de maneira fácil e rápida? Sem precisar de papel e arquivos que só tomam espaço e acumula sujeira?
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