Uma empresa de administração de condomínios tem como função auxiliar e dar suporte ao síndico no exercício de suas atividades na gestão condominial. Deve orientando-lo sobre todos os aspectos legais e, também, ajudá-lo com as tarefas administrativas. Ou seja, como: planejamento e contabilização de receitas e despesas, elaboração de folha de pagamento, realização dos pagamentos à terceiros, emissão de boletos de pagamento das cotas condominiais, elaboração da pasta de prestação de contas mensal, assessoria pré e pós assembleias gerais, entre outras.
Para saber se o seu condomínio precisa de uma administradora especializada na gestão condominial, primeiro é preciso entender o que ela faz. Em seguida, avaliar como andam as contas do seu condomínio, a performance da gestão atual e a satisfação dos condôminos com os gastos e cotas do condomínio.
Mas porque contratar uma administradora de condomínio?
Os motivos que levam a contratar uma administradora de condomínios podem ser vários. Detre os principais fatores destacamos:
- melhorar a convivência dentro do condomínio;
- dificuldade do síndico em realizar as suas funções na administração do condomínio;
- relacionamento dos moradores com o perfil do síndico;
- desorganização das contas do condomínio;
- facilidades de serviços como emissão de boletos e pagamentos de taxas;
- ter um administrador de condomínio profissional e imparcial;
- ter suporte, orientação e tecnologia para solucionar os problemas.
É aí que a participação de uma boa empresa de administração de condomínios pode fazer a diferença.
A principal função de uma administradora de condomínios, além de auxiliar o síndico nas tarefas do dia a dia, é melhorar a vida e a convivência no ambiente complexo de condomínio.
O que é uma administradora de condomínios?
Administradora de condomínios é uma empresa especializada em administrar condomínio, dando suporte técnico e operacional ao síndico e melhorando a convivência entre os moradores. Possibilitando que todos usufruam dos espaços e tenham as contas em dia.
Possui know-how e expertise em administração condominial. Uma empresa de administração, completa em tudo sobre administração de condomínios, pode atuar tanto na administração de condomínios residenciais quanto na administração de condomínios comerciais.
Ou seja, uma boa empresa de gestão de condomínios tem um quadro de colaboradores especializados e capacitados, que conhece as demandas de um condomínio. Dando suporte e atendimento personalizado para cada um.
Contudo é importante, observar se a empresa de administração é certificada e possui autorização para desempenhar as funções de administração de condomínio.
Se quiser saber mais sobre como escolher a melhores administradoras de condomínios em sp veja em nosso artigo: Administradora de condomínios em SP: como escolher a melhor? Nele você encontrará informações importantes para a sua escolha.
Além de saber o quê as empresas de administração de condomínios fazem, é necessário conhecer quais são as suas funções. No próximo tópico vamos lhe apresentar quais são.
Qual a função de uma administradora de condomínios?
Resumidamente, uma boa empresa administradora de condomínio é responsável pela gestão condominial. Ou seja, se contratada para tal, cuidará por exemplo de áreas como: jurídica, financeira, administrativa e dos recursos humanos do condomínio.
Assessorando-o desde a formação de uma equipe até às questões legais. Passando por elaboração de controles, orçamentação e plano de melhorias.
A função da administradora de condomínio pode ser dividida em três: principais, secundárias e eventuais. Entendendo o que significa cada uma delas, será possível compreender o que faz uma administradora de condomínios.
Dessa forma, a parceria entre o síndico e a administradora de condomínio será apoiada no entendimento correto das respectivas responsabilidades.
Função Principal de uma administradora de condomínio
Como principal função de uma empresa administradora de condomínios está o auxílio ao síndico profissional ou síndico morador. Dando suporte às atividades administrativas, por exemplo:
- Gerenciamento dos arquivos documentais;
- Controle do cadastro dos condôminos;
- Elaboração da folha de pagamento dos funcionários;
- Emissão de boletos de pagamento da cota condominial;
- Apresentação dos demonstrativos de receitas e despesas de condomínio;
- Gerenciamento dos encargos previdenciários mensais;
- Gerenciamento do fundo de reserva e do fundo de obras;
- Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
- Assessoria antes e depois de reuniões de assembleia geral.
É importante destacar que dentro do conceito “o que faz uma administradora de condomínios”, está a orientação ao Síndico sobre os aspectos legais de cada setor: administrativo, financeiro e trabalhista.
Funções secundárias das administradoras de condomínios
Já para as consideradas funções secundárias as administradoras de condomínios desempenha tarefas que não ocorrem com tanta frequência. Mesmo assim, continuam fazendo parte da rotina de empresas de gestão do condomínios. Em outras palavras, são àquelas que não acorrem todos os dias.
Como exemplo, temos:
- Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas, assim como a transcrição das atas no livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
- Aplicação e cobrança de advertências e multas;
- Oferecer orientação quanto a dúvidas e solicitações dos moradores;
- Redação de editais de convocação para reuniões do condomínio;
- Assessoria jurídica na elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio;
- Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, como: normas do Corpo de Bombeiros, a legislação municipal (CONTRU) e as normas técnicas da ABNT.
Além disso, o que faz uma administradora de condomínios?
Uma boa administradora de condomínios, se contratada para isso, também cuidará de documentações essenciais como:
- validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
- certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais);
- vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
- testes hidrostáticos dos extintores;
- hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros;
- formação e treinamento da brigada de prevenção e combate ao incêndio;
- sinalização de segurança;
- sistema de alarme;
- sistema de iluminação de emergência.
Funções eventuais de uma administradora de condomínios
De maneira geral, as eventuais atribuições da administradora de condomínios correspondem às atividades que podem ser realizadas diretamente pelo síndico, mas sem muitas complicações.
De forma geral, são aquelas que não exigem tanto conhecimento técnico, mas que tomam o tempo e a rotina de deveres do administrador do condomínio. Em outras palavras, acabam impossibilitando que ele dedique seu tempo às atividades que demandam maior atenção e responsabilidade.
Entre elas estão:
- Organização e realização de assembleias de condomínio;
- Criação e envio da ata condominial;
- Entrega de alguns tributos, como RAIS e DIRF;
- Pesquisa de orçamento para obras e reformas no condomínio;
- Gerenciamento do seguro condominial e contra incêndio;
- Seleção e treinamento de funcionários contratados.
Para saber mais sobre as funções na administração de condomínios, veja o nosso Guia completo das Principais funções na Administração de condomínios ou baixe o nosso E-book sobre Cargos e Funções no condomínio.
Resumindo
A função da administradora de condomínio é apoiada em fazer com que o condomínio tenha desempenho de excelência na gestão condominial. Dando auxílio qualificado ao síndico. Colaborando em áreas que ele pode não ter experiência ou tempo para realizar as atividades.
Sendo assim, baseada em uma expertise acumulada em outras administrações, uma administradora de condomínios pode auxiliar o síndico em uma gestão mais eficiente e com melhores resultados.
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