Uma administradora de condomínio tem como função principal, auxiliar o síndico nas atividades administrativas. Mas, o que isso representa na prática? Neste artigo você verá o que faz uma administradora de condomínios e quais são suas principais atribuições. Verá como ela é importante para o síndico no dia a dia da gestão do condomínio.
Dentre as diversas atividades que um síndico possui na administração de condomínios, podemos destacar:
- planejar e contabilizar receitas ou despesas,
- elaborar folha de pagamento,
- realizar pagamentos a terceiros,
- acompanhar o pagamento das cotas condominiais,
- cuidar da manutenção predial,
- coordenar as atividades do zelador e portaria,
- prestar contas,
- mediar conflitos, entre outras.
São tarefas que ocupam o seu tempo e, também, exigem que ele tenha conhecimento administrativo para desempenhá-las.
Contudo, quem assume essa função nem sempre tem a experiência necessária para a gestão de um condomínio.
Além disso, problemas na gestão anterior e os conflitos com moradores, fazem com que muitos síndicos desistam do posto.
Para que o condomínio tenha uma gestão profissional é que surge a figura da empresa de administraçao de condomínios.
Vamos conferir algumas funções que ela desempenha?
Qual o papel de uma administradora de condomínio?
Já não é de hoje que o papel da administradora de condomínios mudou. Quais fatores você diria que fizeram mudar a função da administradora condominial?
Ao longo dos últimos anos, os principais fatores foram:
- avanço tecnológico,
- comportamento das pessoas
- crescimento de empreendimentos verticais e horizontais e
- a própria dinâmica da vida condominial;
Todos eles, de fato, influenciaram na mudança do papel das empresas de administração de condomínios.
Uma administradora condominial não cuida somente da emissão de boletos e atendimento ao condômino. Isso já ficou para trás!
Atualmente, o papel da administradora de condomínio é amplo. Ela é capaz de cuidar de aproximadamente 200 atividades distribuídas em várias áreas.
- Administrativa
- Financeira
- Recursos Humanos
Além disso, ela é a grande provedora de tecnologia para administrar um condomínio. Por meio dos investimentos que ela faz, os condomínios contam com diversos recursos digitais no controle da gestão.
Apresentaremos isso com mais detalhes no decorrer deste artigo.
O que faz uma administradora de condomínios?
A função da administradora de condomínios é dar suporte, administrativo e operacional, ao síndico no seu dia a dia.
Seja na administração de condomínios residenciais ou na administração de condomínios comerciais.
Em outras palavras, é a uma empresa especializada nos processos que envolvem a gestão de um condomínio.
Por este motivo, deve possuir experiência nesse setor. Sendo assim, uma boa administradora tem que ser uma empresa completa. Que conhece tudo sobre administração de condomínios.
Isso é muito importante. Hoje em dia, muitos condomínios possuem rotinas que se comparam a empresas de médio ou grande porte.
Precisam de uma gestão especializada e profissional. Principalmente porque a administração condominial tem uma particularidade especial.
Você sabe qual seria?
O que é administração de condomínios?
Administração de condomínios ou administração condominial é a atividade focada nos processos e demandas dentro de um condomínio. Tem como objetivo e desafio, a necessidade de garantir os direitos e os deveres de propriedade individual exclusiva e a propriedade comum.
Por isso, saber fazê-la de forma eficiente e profissional, ajudará seu condomínio a ter melhores resultados e proporcionar o bem estar de todos.
Como dito anteriormente, as atividades em muitos condomínios se comparam com uma empresa de médio ou grande porte.
O síndico tem muitas responsabilidades fiscais, trabalhistas, tributárias, de manutenção, contábeis, de recursos humanos, planejamento e jurídicas.
Ou seja, uma gama de tarefas que exigem conhecimento em cada uma dessas áreas.
Além disso, exige que o síndico tenha habilidade e empatia para lidar com os diferentes perfis de moradores. Os conflitos são inevitáveis na vida em condomínio.
Portanto, a administração de condomínios deve ser profissional, qualificada e experiente.
Agora que você já sabe o que é administração condominial, vamos ver na prática o que uma empresa de administração de condomínios faz?
Primeiro, vamos apresentar as principais funções de uma adm de condomínio.
Pronto para começar?
Função da administradora de condomínios
A função precípua ou principal de uma administradora de condomínios é auxiliar o síndico no exercício das atividades administrativas do edifício. Orientá-lo sobre aspectos contábeis, de recursos humanos, convenção coletiva e leis.
Para facilitar o entendimento, vamos dividir as funções da empresa de gestão condominial em três: principais, secundárias e eventuais.
A seguir, veremos cada uma delas. Assim, você pode compreender melhor o que faz uma administradora de condomínios.
Importante: para que a administradora desempenhe as funções apresentadas abaixo, é necessário que isso seja contratado.
Depende do tipo e tamanho do condomínio. Além disso, deve-se observar o que está descrito na proposta de serviços da administradora.
Função Principal da administradora de condomínios
Como dito anteriormente, a principal função da adm de condomínio é o auxílio ao síndico. Dando suporte às atividades administrativas, financeira e de recursos humanos, por exemplo.
Veja 9 principais funções da administradora de condomínios no Brasil:
- Gerenciamento dos arquivos documentais;
- Controle do cadastro dos condôminos;
- Elaboração da folha de pagamento dos funcionários;
- Emissão de boletos de pagamento da cota condominial;
- Apresentação dos demonstrativos de receitas e despesas de condomínio;
- Gerenciamento dos encargos previdenciários mensais;
- Gerenciamento do fundo de reserva e do fundo de obras;
- Cuidar das contas ordinárias do condomínio;
- Assessoria antes e depois de reuniões de assembleia geral.
Funções secundárias das administradoras de condomínios
Já para as consideradas funções secundárias ou atribuições da adm de condomínio, estão as tarefas que não ocorrem com tanta frequência. Em outras palavras, são aquelas que não acorrem todos os dias.
Mesmo assim, estão na rotina de um condomínio e faz parte das atribuições de uma administradora de condomínios no Brasil.
Como exemplo, temos:
- Emissão e distribuição de cartas, circulares, editais de convocação e atas. Assim como, a transcrição das atas no livro próprio e registro no Cartório de Títulos e Documentos;
- Aplicação e cobrança de advertências e multas;
- Oferecer orientação quanto a dúvidas e solicitações dos moradores;
- Redação de editais de convocação para reuniões do condomínio;
- Assessoria na elaboração ou modificação da convenção e regimento interno do condomínio;
- Gestão da situação/manutenção dos equipamentos de segurança, como:
- normas do Corpo de Bombeiros,
- a legislação municipal (CONTRU) e
- as normas técnicas da ABNT.
Veja outras funções de uma empresa de gestão condominial:
Uma boa empresa de gestão de condomínios, também cuidará de documentos importantes como:
- validade e renovação do AVCB – Atestado de Vistoria do Corpo de Bombeiros;
- certificado de Manutenção emitido pelo CONTRU (edifícios comerciais);
- vencimento das cargas dos extintores de incêndio;
- testes hidrostáticos dos extintores;
- hidrantes e registro de recalque do Corpo de Bombeiros;
- formação e treinamento da brigada de prevenção e combate ao incêndio;
- sinalização de segurança;
- sistema de alarme;
- sistema de iluminação de emergência.
Funções eventuais de uma empresa de administração de condomínios
De maneira geral, as eventuais atribuições da administradora correspondem às atividades que podem ser realizadas diretamente pelo síndico. Contudo, muitas vezes, ele não consegue fazer sozinho.
São aquelas que não exigem tanto conhecimento técnico, mas que tomam o tempo na rotina da função do síndico.
Ou seja, acabam impossibilitando que ele dedique seu tempo às atividades que demandam maior atenção e responsabilidade.
Entre elas estão:
- Organização e realização de assembleias de condomínio;
- Criação e envio da ata condominial;
- Entrega de alguns tributos, como RAIS e DIRF;
- Pesquisa de orçamento para obras e reformas no condomínio;
- Gerenciamento do seguro condominial e contra incêndio;
- Seleção e treinamento de funcionários contratados.
Para saber mais sobre algumas funções na administração de um condomínio, veja o nosso Guia completo das Principais funções na Administração de condomínios.
Você também pode baixar o nosso E-book sobre Cargos e Funções no condomínio.
A empresa de administração de condomínios substitui o síndico?
É errado pensar que a adm de condomínios pode substituir o síndico. A figura da empresa de administração, vem para colaborar e facilitar o desenvolvimento de uma boa administração condominial.
Principalmente quando se estabelece uma parceria com o síndico, baseada na divisão equilibrada das atribuições e comunicação eficiente.
Quais são as atribuições da administradora de condomínios?
De acordo com a Associação das Administradoras de Bens, Imóveis e Condomínios de São Paulo – AABIC – e apresentado pelo artigo da Sindiconet, as administradoras podem ter até 200 atividades na administração condominial.
Seja qual for o tamanho do condomínio, não é fácil para o síndico fazer uma administração eficiente. É claro que quanto maior o condomínio, mais trabalho terá de ser feito.
Elencamos 19 das principais atribuições das administradoras. Confira agora!
19 atribuições que a administradora de condomínios pode desempenhar:
- Atendimento
- Rotinas
- Suporte técnico
- Gestão de contratos
- Seguro
- Assembleias e reuniões
- Admissão e rescisões
- Atendimento, cadastros e registros de funcionários
- Controle de custos
- Folha de pagamento e 13º salário
- Férias e benefícios
- Normas regulamentadoras – ministério do trabalho
- Emissão e cobrança
- Pagamentos
- Prestação de contas
- Gestão fiscal e tributária
- Redação de notificações extrajudiciais
- Assessoria para contratos de todo tipo
- Acompanhamento de qualquer tipo de ação em que o condomínio esteja envolvido.
Quais tecnologias uma administradora pode trazer para o condomínio?
Há 10 anos, seria cena de filme pensar em aplicativos e sistemas para facilitar a vida do síndico e dos condôminos.
Porém, hoje, isso já faz parte do dia a dia de muitos graças aos impactos da transformação digital.
Certamente, a principal inovação dos últimos anos, para que o síndico tenha uma gestão cada vez mais profissional, são os portais das administradoras.
Eles permitem o total controle das contas do condomínio.
- Acompanhar a evolução das contas do condomínio em tempo real;
- Verificar o Fluxo de caixa no momento que quiser;
- Analisar os Gastos com obras;
- Fazer a Provisão de férias dos funcionários e a folha de pagamento;
- Controlar as cotas pagas e pendentes;
- Efetuar o rateio; e
- Obter gráficos das contas para facilitar a análise financeira.
O que qualquer lista de administradora de condomínio deve ter?
Uma boa administradora de condomínios deve ter um quadro de colaboradores especializados e capacitados. Que conhecem as demandas de um condomínio.
Também deve dar suporte e atendimento personalizado para cada condomínio.
Além disso, como acabamos de ver, uma boa empresa de administração condominial deve ter uma infraestrutura de tecnologia.
Ou seja, investir em ferramentas que facilitem a gestão do condomínio. Permitindo processos eficientes e uma administração transparente.
Contudo, é importante observar se a empresa de administração é certificada e possui autorização para desempenhar as suas funções.
Este é um dos cuidados na hora de escolher a melhor administradora de condomínios. Mas, existem outros.
Se quiser saber um pouco mais, veja nosso artigo: Administradora de condomínios SP: 5 dicas para escolher a melhor.
Bom, até aqui você teve uma explicação completa sobre as funções e atribuições das empresas de administração de condomínios. Também viu o que faz a administração de condomínio ser específica.
Agora, é hora de entender porque contratar uma empresa para fazer a administração do seu condomínios e cuidar de toda a gestão do seu prédio.
Por que contratar uma administradora de condomínio?
Contratar uma administradora de condomínios se dá, principalmente por alguns motivos.
Dentre os quais, destacamos:
- melhorar a convivência dentro do condomínio;
- dificuldade do síndico em realizar as suas funções na gestão do condomínio;
- relacionamento dos moradores com o perfil do síndico;
- desorganização das contas do condomínio;
- facilidades de serviços como emissão de boletos e pagamentos de taxas;
- ter um administrador de condomínio profissional e imparcial;
- ter suporte, orientação e tecnologia para solucionar os problemas.
A empresa de gestão condominial também pode colaborar na solução das necessidades do complexo de condomínio.
Porém, muitos síndicos e moradores esbarram numa questão comum sobre os preços cobrados pelas administradoras.
Afinal, qual o valor que uma administradora de condomínios cobra?
Já faz um tempo que administradoras condominiais deixaram de cobrar seus serviços com base nos custos do condomínio.
Atualmente, o valor que uma administradora de condomínios cobra tem relação com fatores como:
- Tamanho do condomínio;
- Número de funcionários contratados;
- Quantidade de unidades;
- Escopo de serviços prestados;
Como resultado, o custo está diretamente ligado aos serviços contratados para administração condominial.
Desse modo, condomínios de todos os tamanhos podem contar com o serviço de uma empresa de gestão de condomínios.
Mas, para isso é fundamental solicitar uma proposta e saber quais serviços estão no escopo.
Não é recomendável fazer a escolha com base nos valores apresentados pelas empresas candidatas.
Antes de tudo, deve-se analisar cada proposta e verificar o que cada uma delas está ofertando.
Veja nosso artigo sobre como contratar uma administradora de condomínios. Você verá dicas importantes para fazer a escolha certa.
Cláusulas que não podem faltar no contrato com a sua administradora
Antes de se firmar um contrato com uma empresa de administração condominial, todas as ponderações devem ser revisadas e confirmadas.
Veja quais cláusulas são essenciais:
- Valores dos honorários mensais;
- Contratação de funcionários;
- Tipo de conta a ser utilizada (mista ou própria/vinculada);
- Seguros;
- Pagamento das contas e multas;
- Contratação de fornecedores;
- Previsão orçamentária;
- Formato do atendimento;
Qual a melhor administradora de condomínio?
Segundo o sites especializados em avaliação de administradoras no Brasil, a Habitacional está entre as 3 melhores administradoras de condomínios de São Paulo.
Isso se dá principalmente pelo fato de moradores e síndicos reconhecerem a qualidade dos nossos serviços, das melhorias obtidas na administração e, mais importante, na melhora de convivência entre os condôminos.
O que define se uma administradora é melhor, passa principalmente pela satisfação de quem está com ela no dia a dia.
Veja o que nosso clientes falam sobre a Habitacional Administradora.
Caso tenha interesse veja a Lista de administradoras de condomínios: as 5 melhores disponíveis no mercado.
Onde encontrar uma empresa para administrar seu condomínio?
Você pode utilizar os canais digitais para encontrar listas de administradoras de condomínios.
Na internet, você tem portais especializados. Um dos principais é o Cotei Bem – SindicoNet.
Outra forma de encontrar as melhores administradoras de condomínios é visitar a página de associados de entidades do setor.
Essa é a maneira recomendada pois, terá certeza de que a empresa de administração condominial é credenciada.
Veja a página de empresas associadas da AABIC e administradoras certificadas PROAD e tenha a segurança de fazer uma boa escolha.
Cuidado ao fazer sua pesquisa pela internet. Ao escolher administradoras de condomínios pelo Google, você precisa verificar se elas são certificadas.
Resumindo
Neste artigo, você pode conhecer um pouco mais sobre o que faz uma administradora de condomínios. Viu quais são as suas funções e o quanto ela pode auxiliar um síndico nas tarefas do dia dia.
A função da administradora de condomínio é apoiada em fazer com que o condomínio tenha desempenho de excelência na gestão condominial. Dando auxílio qualificado ao síndico. Colaborar em áreas que ele pode não ter experiência ou tempo para realizar as atividades.
Portanto, as administradoras colaboram com o síndico na gestão financeira, administrativa e dos recursos humanos.
A Habitacional é uma das melhores administradoras de condomínios em São Paulo. São mais de 50 anos de experiência na administração de condomínios residenciais e comerciais.
Com base na experiência acumulada em outras administrações, sabe da importância do patrimônio dos clientes. Ao longo de sua história, aprimorou e modernizou seus processos para oferecer o melhor serviço em gestão condominial.
Tanto que acaba de lançar um portal/app para gestão de condomínios. Ele agiliza a gestão e as tarefas do síndico. Dando mais autonomia e interatividade para o síndico.
Além disso, disponibiliza uma equipe de profissionais capacitados para acompanhar de forma especializada cada síndico.
Nosso orgulho é garantir a satisfação de nossos clientes.
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Conte com a Habitacional como a sua parceira na administração do seu condomínio. Temos a experiência de mais de 50 anos atuando no mercado. Possuímos certificações ISO9001 selo do PROAD.
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