O que muda com a portaria eletrônica no condomínio? Medidas administrativas e investimentos em equipamentos.

por Marcio Bagnato

Nos últimos anos, os condomínios têm sofrido com aumentos anuais e progressivos das taxas ordinárias, principalmente com relação à folha de pagamento de funcionários orgânicos ou terceirizados, que em ambos os casos, na maioria dos condomínios, supera a casa de 50% das despesas ordinárias.

Há pouco mais de dez anos o estudo para redução do custo de folha de pagamento estava baseado apenas na simples comparação entre funcionário próprio (orgânico) “versus” quadro terceirizado, onde se apresentavam simulações de cálculos com provisões mensais e anuais, indenizações e demais itens que impactavam diretamente no custo final da folha. E, ao final das contas, a mudança era considerada inviável em razão do alto valor da indenização do quadro próprio, tendo como única alternativa investir na demissão para reduzir a taxa de rateio do condomínio.

Com a evolução da tecnologia e a mudança do hábito de vida de alguns moradores de condomínio, há algum tempo estão se apresentando no mercado empresas que trabalham com Portaria Eletrônica, Remota, Virtual ou Portaria a Distância (PAD). Esses sistemas consistem basicamente no compartilhamento de uma central externa para atendimento e monitoramento dos visitantes, ficando o morador assistido apenas por um leitor biométrico na entrada de pedestres e garagem, que permite seu acesso às dependências do prédio. Esta tecnologia substitui a portaria profissional (presencial) da guarita, já que a central externa realiza o atendimento à distância sem que o visitante perceba.

Se o seu condomínio pensa nesta possibilidade, atente-se às recomendações a seguir:
1º – Procure empresas sérias no mercado, visite os condomínios que já implantaram o sistema e converse com os moradores;

2º – Visite a central de atendimento destas empresas e observe o seu funcionamento na prática;

3º – Verifique se a empresa faz treinamento periódico com os atendentes e a manutenção do sistema;

4º – Faça as contas do investimento no sistema e de eventuais indenizações e outros custos;

5º – Promova uma assembleia geral para deliberar sobre o tema, respeitando o quórum de aprovação para tratar do impacto desta mudança na rotina dos moradores e, principalmente, do investimento financeiro;

6º – Após a implantação do sistema, é importante fazer uma análise do Regulamento Interno e dos novos procedimentos de segurança do condomínio.

Do ponto de vista técnico, importante destacar:
A – O sistema cabe apenas em prédios com, no máximo, 60 unidades. Se o condomínio é maior e conta com muitos postos, é importante buscar avaliação técnica da empresa, ou seja, um estudo de viabilidade que permita a redução de custo ao mesmo tempo em que mantém um bom nível de segurança;

B – O acesso se dá através de registros biométricos, apps ou tags, equipamentos utilizados pela maioria das empresas para a entrada e saída de moradores;

C – Como toda a comunicação é realizada via internet, é importante contratar provedores e telefones como redundância, para suprir eventual falha de conexão;

D – Sistemas com câmeras TCP IP, que transmitem imagens e som via internet, são importantes para uma boa comunicação entre o operador e o visitante do condomínio;

E – É necessário um gerador ou um equipamento nobreak como suporte para eventual queda de energia, mantendo em funcionamento os portões e os equipamentos de segurança e comunicação;

F – Finalmente, é fundamental que o condomínio conte com itens básicos de segurança, como passa-volumes, cerca elétrica e clausura nas entradas de pedestre e veículos.

O que muda com o novo sistema?
1 – O zelador deve passar a receber as mercadorias e correspondências, é importante, assim, observar seu horário de trabalho;

2 – Não se deve permitir a entrada de entregadores, pois caberá ao morador receber seus pedidos na portaria pelo passa-volume.

Se você está interessado em promover esta mudança no sistema de atendimento do seu condomínio, converse com empresas e síndicos que já adotaram o sistema, estude sobre o assunto e discuta com seus vizinhos para que o impacto da mudança na rotina do prédio seja o menor possível.

Marcio Bagnato

Advogado com Pós-Graduação na área de Negócios Imobiliários, profissional com 28 anos de experiência em administração de condomínios e atualmente Diretor de Condomínios da administradora Habitacional.
Mais informações: marcio@www.habitacional.com.br
Foto: Egydio Zuanazzi

Matéria reproduzida do site Direcional Condomínios. Confira na íntegra:
https://www.direcionalcondominios.com.br/sindicos/marcio-bagnato/item/3785-o-que-muda-com-a-portaria-eletronica-no-condominio-medidas-administrativas-e-investimentos-em-equipamentos.html