A administração de condomínios envolve responsabilidades e atribuições que por vezes, não ficam muito claras aos personagens envolvidos nela. Por isso, é fundamental saber quais as principais funções na administração de condomínios.
Síndico, Administradora de Condomínios, Subsíndico, Zelador, Conselho consultivo são exemplos de atividades que estão diretamente envolvidas na administração condominial.
Poderíamos recorrer a lei ou Código Civil para nos ajudar, mas nem sempre é fácil entender essa matéria. Ou seja, para quem não tem familiaridade com a leitura de leis e suas emendas, fica mais difícil ainda. Desse modo, uma pequena dúvida se torna um verdadeiro mar de complexidade.
Queimou a lâmpada da garagem, quem tem que trocar? Quem é responsável pela emissão do boleto?
Para ajudar no entendimento das principais funções na administração de condomínios, destacaremos algumas delas e suas respectivas atividades.
Qual a responsabilidade de uma Administradora de Condomínio?
Muitos moradores veem a administradora de condomínios somente como a responsável pela emissão dos boletos, mas há muito mais do que isto. Ela dá todo suporte e apoio ao Síndico na gestão completa do condomínio área jurídica, fiscal, trabalhista e de recursos humanos.
Sendo assim, além de emitir boletos e fazer cobranças, a administradora de condomínio auxilia o Síndico na gestão jurídica, fiscal, trabalhista e de recursos humanos.
Dessa forma, tem a missão de levar aos moradores transparência na gestão do condomínio, bem como prestar todas as informações sobre o condomínio, de forma rápida e prática.
Sua função pode, muitas vezes, ser confundida com a do Síndico. Por isso vamos destacar algumas de suas funções na administração de condomínios. Na sequência, mostrar as funções do Síndico elucidar as diferenças e atribuições de cada um.
12 Funções da administradora de condomínio
1- Gerenciar os recursos financeiros do condomínio e efetuar pagamentos;
2- Emitir boletos, recibos e prestar contas aos moradores;
3- Solucionar problemas administrativos;
4- Emitir e distribuir comunicados;
5- Elaborar orçamentos em geral;
6- Realizar cobranças de devedores;
7- Monitorar vencimentos de obrigações legais e itens de segurança;
8- Contratar o seguro do condomínio;
9- Cobrar contribuições adicionais dos condôminos (pelo uso de áreas em comum, multas, consumo individual etc.);
10- Gerenciar processos de contratação e demissão de funcionários;
11- Administrar folha de pagamento, encargos sociais e benefícios;
12- Monitorar vencimentos de mandato e preparar assembleias.
Funções na administração de condomínios: O Síndico
O Síndico tem uma das principais funções na administração de condomínios. É o representante legal, ou seja, o responsável Civil, Penal e Trabalhista. É quem deve estar presente na hora dos problemas.
Pode ser um morador eleito por meio de assembleia. Dessa forma também é conhecido como Síndico Voluntário, cuja remuneração não é obrigatória e de maneira geral, recebe uma contribuição pelo seu trabalho.
Ou pode ser um síndico profissional terceirizado, também escolhido por assembleia. Profissional que se especializou na área de gestão condominial. Pode ser um profissional liberal ou, até mesmo, parceiro de uma administradora de condomínios.
Independente da escolha do síndico é recomendável que seja uma pessoa paciente, extrovertida, de bom senso, que goste e saiba tratar as pessoas, que tenha capacidade de liderança e de organização.
Ele é quase um chefe ou líder do condomínio, um supervisor, intermediário entre a administradora, equipe e os moradores.
A administradora de condomínios substitui a função do Síndico?
A resposta é NÃO. Nem o Síndico nem a Administradora de Condomínios substituem o trabalho um do outro.
Os dois são sumamente necessários na gestão do condomínio. Porém, é o Síndico quem toma as decisões e a Administradora de Condomínios é o braço técnico desta operação.
Qual a função do síndico?
- Convocar assembleias;
- Cumprir as funções exigidas pela lei e convenção do condomínio;
- Contratar, demitir e orientar funcionários no que se refere as suas funções;
- Intermediar conflitos, pelo menos até onde sua função e o Regulamento Interno dizem respeito;
- Oferecer as condições para que os funcionários e prestadores de serviços consigam trabalhar adequadamente;
- Fazer cumprir a lei, o regulamento interno do condomínio e as decisões das assembleias;
- Aplicar multas quando for necessário;
- Manter em dia as obrigações legais do condomínio;
- Trabalhar de perto com o Zelador para estar atualizado da situação do condomínio;
- Orientar o zelador quanto aos procedimentos de segurança e exigir rotina de verificação de funcionamento de equipamentos.
Funções na administração de condomínios: O Subsíndico
Dentre as principais funções na administração de condomínios há o Subsíndico. Conforme disposto na Lei 4.591, art. 22, parágrafo 6, a Convenção poderá prever a eleição de Subsíndico, definindo suas atribuições e fixando seu mandato, de modo que não exceda 2 anos e com permitida a reeleição.
Dessa forma, assim como o Síndico, o Subsíndico só pode ser eleito por meio de assembleia, sendo legitimado somente através desse processo.
Ao contrário do Síndico, que deve ser único em qualquer condomínio, é possível eleger mais de um Subsíndico. Dessa forma, nos casos de condomínios com diversos blocos, por exemplo, pode-se instituir a presença de um representante por bloco.
O Subsíndico assume temporariamente as tarefas do Síndico no caso de ausências ou impedimentos dele. Da mesma forma, em caso de morte ou renúncia, o Subsíndico assume a tarefa de imediato e é responsável por convocar uma assembleia para escolher um novo Síndico.
Funções na administração de condomínios: o Zelador
Dentre as funções na administração de condomínios existe uma que é muito importante no dia a dia operacional. A função do Zelador. Ele é os olhos e ouvidos do condomínio.
É responsável por zelar pelo bom funcionamento do condomínio. Fiscaliza o uso das áreas comuns, faz as manutenções básicas e ainda coordena o trabalho de outros funcionários, como a equipe de limpeza, de segurança, entre outros.
Em outras palavras, zela pela a segurança das pessoas e do patrimônio, verificando se as condições em geral do edifício estão em ordem.
O Zelador tem contato com muitas pessoas, desde o Síndico até os moradores, portanto precisa ser alguém que se dá bem no trato com os outros.
Ele pode ou não morar no condomínio e, dependendo do caso, há mudanças nas condições de contratação.
O Zelador não recebe ordens dos moradores, mas pode repassar as necessidades deles para o Síndico.
Quais as funções do Zelador
Conforme o Ministério do Trabalho, por meio do Código Brasileiro de Ocupações (CBO), as principais funções do Zelador, são:
- Agir de forma preventiva pensando sempre no bom funcionamento da edificação;
- Verificar diariamente os equipamentos de segurança do condomínio;
- Examinar, avaliar e supervisionar as condições de manutenção e limpeza das áreas e espaços;
- Analisar e avaliar o funcionamento dos aparelhos e das instalações elétricas, hidráulicas eletrônicas e afins (lâmpadas, portões, elevadores etc.);
- Receber e administrar os materiais de limpeza e manutenção;
- Distribuir encomendas, correspondências e comunicados;
- Coordenar os funcionários subordinados a ele (horários, folgas etc.);
- Zelar pelo cumprimento do regulamento interno do condomínio;
- Atender, orientar e ajudar a quem precisar de ajuda dentro do condomínio;
- Estar presente e atender a emergências;
- Transmitir as ordens do síndico ou quem estiver acima dele na hierarquia, verificar se as tarefas estão sendo cumpridas;
- É quem deve ficar de olho na manutenção preventiva do condomínio.
Funções na administração de condomínios: o Conselho Consultivo
O conselho consultivo também possui funções na administração de condomínios. Ele é composto por três representantes e eventualmente por suplentes eleitos em assembleia. Recomenda-se que os representantes sejam proprietários de imóveis do condomínio.
As funções principais do Conselho são:
- Oferecer apoio, ajuda e consultoria ao Síndico e/ou Subsíndico;
- Fiscalizar o trabalho dos funcionários do condomínio;
- Ajudar na solução de problemas;
- Fiscalizar as contas do condomínio regularmente;
- Registrar e se manifestar perante qualquer irregularidade percebida;
- Tem o poder de convocar assembleia quando assim considerar necessário em casos emergenciais (por exemplo, em caso de sinistro, irregularidades, ocorrências, faltas às boas práticas de convivência etc.).
Cuidados com desvio de funções na administração de condomínios
Cada condomínio tem seu próprio modus operandi e isso não está errado. Porém, é importantíssimo deixar tudo o mais claro possível, especificando as atribuições e funções de cada cargo e função.
Contudo, há casos e situações onde exceções são feitas. Mas quando não há um consenso definido, pode trazer consequências bem desagradáveis. Por exemplo, um funcionário pode entrar com uma ação contra o condomínio por desvio de função.
Por isso é importante saber quais a funções na administração de condomínios e suas respectivas responsabilidades.
Além de garantir a organização na gestão condominial, evitará problemas judiciais e, consequentemente, prejuízo financeiro ao condomínio.
Sendo assim, na hora de elaborar os contratos, a empresa Administradora de Condomínios deve prestar especial atenção em pontos específicos do trabalho. O Síndico também deve ser claro e atencioso para com os funcionários na hora de explicar as suas funções.
Resumindo
A administração de condomínios é uma atividade repleta de responsabilidade e com funções definidas. Portanto, responde aos termos da lei e convenções como qualquer empresa.
Para garantir uma excelente gestão condominial é fundamental saber as funções na administração de condomínios.
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