Os custos do condomínio são de longe uma das maiores preocupações na gestão de qualquer síndico. Sem dinheiro, os pagamentos em atraso viram rotina e o condomínio entra no vermelho. Qual é a primeira coisa que se pensa quando isso acontece? Claro, como reduzir gastos no condomínio.
No entanto, sabemos que isso não é uma tarefa fácil. Não existe uma fórmula mágica. Cada condomínio é um caso e tem a sua cota condominial para cobrir as despesas.
Porém, existem maneiras para o síndico não entrar nesse abismo. Em outras palavras, não deixar o condomínio no vermelho.
Quer saber como?
Para ajudar nessa tarefa, nossos especialistas listaram 14 dicas para reduzir os gastos no condomínio.
Dessa forma, o síndico não fica sem dinheiro para pagar as contas. Além disso, evita a cobrança de taxas extras e não deixa o [condomínio muito caro].
Quais são os principais gastos no condomínio?
Antes de tudo, cada condomínio tem a sua prestação de contas e seu controle de gastos.
Dessa forma, os custos dependem do porte do condomínio e de sua infraestrutura.
Mesmo assim, de maneira geral, os principais custos em um condomínio são:
- 40% a 50% com folha de pagamento;
- 20% a 30% com consumo de água, energia elétrica, gás e telefone;
- 10% a 15% com manutenções, elevadores e seguros;
- Aproximadamente 10% com despesas administrativas, bancárias, fundo de reserva e pequenos reparos.
Contudo, uma coisa é fato. Um condomínio não paga as contas se não entrar dinheiro.
Por que é importante reduzir gastos no condomínio?
Para esclarecer, os gastos são um dos principais fatores para o valor do condomínio ficar caro. Em outras palavras, se os custos sobem, o valor do condomínio aumenta.
Isso afeta diretamente a alta inadimplência dos moradores. O que acontece quando a inadimplência sobe?
Os condôminos que pagam em dia assumem o valor em aberto. E porquê?
Para não faltar dinheiro para pagar as contas!
Portanto, quando os custos de um condomínio são altos, ele vira uma verdadeira bomba-relógio.
Medidas práticas para reduzir gastos no condomínio
O que acontece quando o condomínio fica sem dinheiro?
A primeira alternativa é emitir cotas extras. Porém, isso deixa todos insatisfeitos. Além disso, a convivência fica difícil e o síndico passa a ser cobrado.
Por outro lado, ele precisa do dinheiro em caixa para pagar as contas. O que o síndico pode fazer?
Acompanhe a leitura e conheça cada uma das 14 dicas indispensáveis para reduzir gastos no condomínio.
1. Conheça as contas do condomínio
Quando o objetivo é reduzir gastos no condomínio, antes de tudo, deve-se conhecer as contas.
Somente dessa forma o síndico vai identificar onde o condomínio gasta mais.
E por que isso é importante?
Em primeiro lugar para o síndico saber onde e como os recursos à disposição do condomínio são utilizados. Depois disso, tomar as decisões para reduzir os gastos no condomínio.
Sem conhecer as contas, não será possível adotar medidas que realmente funcionem. Ou seja, não adianta fazer economia no papel-toalha ou copinho do café.
E quais decisões podem ser tomadas depois que se conhece as contas do condomínio?
Isso você verá logo a seguir. O importante aqui é entender que conhecer as contas no detalhe, ajuda a reduzir os custos.
Além disso, a prestação de contas fica bem mais transparente quando se conhece as contas.
2. Planeje e Organize
Planejar e organizar é fundamental para reduzir os gastos no condomínio.
Permitem uma melhor gestão dos recursos disponíveis. Sobretudo para evitarem surpresas financeiras desagradáveis. Por exemplo: falta de dinheiro para pagar as contas ou funcionários.
Quando esses problemas aparecerem, uma das primeiras alternativas para resolver a questão é aumentar a cota condominial. Entretanto, como já foi dito, isso gera insatisfação entre os condôminos.
Dessa forma, planejar e organizar são essenciais para controlar e reduzir os gastos. De fato, estão entre as primeiras ações para tirar o condomínio do vermelho.
3. Controle da folha de pagamento
De maneira geral, a folha de pagamento representa metade do que é gasto em despesas condominiais. Às vezes, até mais!
Assim, para reduzir gastos no condomínio, deve-se analisar a folha de pagamento. Depois disso, providenciar ajustes para reduzir o seu custo.
O que o síndico pode fazer economizar com a folha de pagamento?
Por exemplo, pode otimizar a escala de trabalho para torná-la mais racional e com menor incidência de horas extras. Além disso, optar pela terceirização dos serviços de portaria, limpeza e segurança.
Veja que todas elas são alternativas de economia para o condomínio.
4. Reduza a conta de energia elétrica
A conta de energia elétrica representa o terceiro maior gasto condominial. No entanto, é possível usar da tecnologia para economizar na conta de luz e, consequentemente, reduzir os custos no condomínio.
Como a tecnologia ajuda na redução de energia elétrica?
Para isso, algumas readequações práticas podem ser feitas. Por exemplo: instalação de lâmpadas LED e utilização de sensores de presença.
É importante também investir em conscientização. Condôminos e funcionários devem saber a importância de se economizar energia.
Quando há redução na conta de energia elétrica, todos ganham. Os moradores percebem a cota condominial mais em conta e as despesas do condomínio ficam menores.
Outra maneira de economizar é implementar ações de sustentabilidade para eficiência energética. Mas, isso você pode conferir melhor em nosso artigo:
Condomínio sustentável: as ações certas, menores gastos!
5. Reduzir custos no condomínio com a conta de água
Depois da folha de pagamento e energia elétrica, o consumo de água é outra fonte de gastos nos condomínios. Logo, é fundamental olhar para a conta de água se quiser reduzir despesas.
O síndico deve conscientizar os condôminos sobre a importância do uso consciente da água. Da mesma maneira que na energia elétrica, todos ganham quando há economia.
A adoção de tecnologia também é bem-vinda quando o assunto é reduzir despesa com água.
Por exemplo, a instalação de medidor individual e a reutilização de água da chuva para lavar calçada e áreas externas, contribuem para reduzir gastos no condomínio.
6. Cobre os inadimplentes
A inadimplência também é um dos maiores problemas em um condomínio. Mantê-la sob controle é essencial para o condomínio ter fluxo de caixa.
Quando a inadimplência está acima do previsto no orçamento, faltam recursos para pagamento de despesas. A consequência disso são as cotas extras ou uso do fundo reserva.
A inadimplência alta é de fato uma verdadeira dor de cabeça. Encarece o valor do condomínio e causa aborrecimentos, especialmente para o síndico.
Sendo assim, é fundamental mantê-la no menor nível.
Para isso, algumas medidas podem ser tomadas. Confira agora as 8 dicas restantes que ajudarão a reduzir a inadimplência condominial.
7. Use tecnologia para controle financeiro
A tecnologia está à nossa disposição e devemos fazer o melhor uso possível dela. O mesmo raciocínio se aplica na gestão financeira de condomínios.
Investir em tecnologia na gestão de condomínios ajuda a reduzir gastos no condomínio. Além disso, as informações ficam integradas.
Planilhas são úteis no dia a dia, mas para fazer um controle financeiro eficiente, precisa de um software ou portal.
Para esclarecer, processos de controle financeiros manuais têm mais chances de serem expostos a erros humanos e gerarem informações imprecisas ou errôneas. Os softwares não.
Além disso, sua prestação de contas fica mais ágil e transparente com o uso de tecnologia. Um bom exemplo é o App/portal da Habitacional.
Com ele, o síndico controla as finanças do condomínio na palma da mão. Veja como controlar as contas online.
8. Invista em Manutenção Preventiva
Quando o síndico estabelece como objetivo reduzir gastos no condomínio, é fundamental que ele invista na manutenção preventiva dos equipamentos.
Fazer manutenções periódicas sai bem mais em conta do que consertá-los quando falham.
Além disso, quando um equipamento fica sem manutenção, pode quebrar a qualquer momento. Como resultado, o síndico precisará consertar o quanto antes. Muitas vezes, acaba pagando o valor da urgência.
E claro, existe também a parte da segurança do condômino. Equipamentos que não são devidamente conservados podem causar acidentes.
Portanto, a manutenção preventiva além de preservar o patrimônio do condomínio, evita custos desnecessários.
9. Saiba os custos administrativos para reduzir gastos no condomínio
É importante conhecer quais são os custos administrativos quando se tem intenção de reduzir os custos no condomínio.
Nesse sentido, todo valor gasto para fazer a administração condominial deve ser conhecido. Por exemplo, gastos com impostos, multas e juros, ações judiciais e honorários advocatícios.
Dessa forma, permite avaliar a possibilidade de terceirizar certas atividades administrativas, tendo em vista a economia e a otimização de tarefas.
10. Faça planejamento de compras
Evitar pequenas despesas, ajuda a reduzir gastos no condomínio. Pequenos gastos quando se acumulam, tornam-se uma grande despesa.
Além disso, comprar em pequenas quantidades fica mais caro.
Uma boa dica é fazer uso de checklist no momento de fazer as compras dos produtos utilizados no condomínio.
Compre no atacado sempre que possível. Principalmente os materiais de uso diário, ou até mesmo itens de manutenção, como lâmpadas e cabos.
Não deixe de avaliar o custo benefício também. Alguns produtos um pouco mais caros, duram ou rendem mais.
Em outras palavras, olhar só para o preço não significa que vai reduzir os gastos. Pelo contrário, pode até aumentar!
11. Estimule a participação dos condôminos
Estimular a participação dos moradores nas decisões do condomínio é muito importante.
A participação do condômino por área de afinidade, ou seja, conforme a vocação dele, contribui para uma gestão condominial melhor.
Por exemplo, um contador pode contribuir no acompanhamento das finanças e ajudar a reduzir gastos no condomínio.
Além disso, quando os moradores estão envolvidos na administração do condomínio, melhora a percepção sobre o trabalho do síndico.
12. Tenha um bom orçamento anual
A elaboração de um bom orçamento anual permite estimar os gastos de maneira eficaz. em outras palavras, terá poucos imprevistos ao decorrer do ano.
Além do mais, um bom orçamento é fundamental para a manutenção da saúde financeira do condomínio.
13. Faça uma gestão transparente
A gestão transparente é caracterizada pelo compartilhamento de informações importantes entre o síndico e os interessados nelas.
Se as informações são de interesse coletivo, elas devem ser compartilhadas.
Isso permite uma melhor compreensão e participação nas decisões importantes do condomínio.
Uma gestão transparente passa mais confiança aos condôminos. Permite também que eles conheçam as contas condominiais com maior exatidão e colaborem nas ações de redução de custos.
Sobretudo nas ações que dependem diretamente deles como, por exemplo: economia de água, energia elétrica e limpeza das áreas comuns.
14. Contrate melhor
Contratar bem também é fundamental para economizar no condomínio. Tanto na contratar da administradora de condomínio, quanto funcionários ou prestadores de serviços.
Sempre contrate empresas e pessoas com boas referências.
Além disso, é fundamental valorizar os bons colaboradores e procurar retê-los no quadro de funcionários.
Dessa forma, haverá menos rotatividade de funcionários na equipe de trabalho e consequentemente menos gastos com contratações ou demissões.
Quando for contratar uma empresa terceirizada, procure checar sua credibilidade no mercado e também verificar se ela está em dia com as legislações trabalhistas e fiscais.
Contrate melhor e evite surpresas desagradáveis, especialmente de natureza financeira. Assim, contribui para que o condomínio não tenha custos desnecessários.
E quando o síndico não consegue reduzir os gastos no condomínio?
Nem sempre o síndico consegue olhar tudo isso sozinho. Acima de tudo, requer tempo e experiência para identificar quais pontos afetam seus custos.
Nesse sentido, a melhor alternativa é contratar uma empresa especializada em administração de condomínios.
Terceirizar a gestão é a melhor saída. Dessa forma, profissionais especializados farão este trabalho de maneira mais assertiva.
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